一(one)、 使用(use)規則

1. 預約對象：上(superior)海大(big)學人(people)員

2. 使用(use)原則：先使用(use)系統預約，後使用(use)會議室，未經預約的(of)部門或員工，在(exist)會議室未被使用(use)，狀态空置前提下，方可使用(use)會議室。

3. 預訂方式：用(use)戶使用(use)會議室資源，分别在(exist)PC端、手機端上(superior)進行會議室預訂。

4. 會議簽到(arrive)：用(use)戶在(exist)會議開始前後15分鍾，需進行會議簽到(arrive)，超過15分鍾沒有進行會議簽到(arrive)，系統會自動釋放會議室資源，接受其他(he)用(use)戶預訂會議室。

5. 會議延時(hour): 下一(one)時(hour)間段的(of)會沒有其他(he)用(use)戶預訂信息，用(use)戶需使用(use)PC端、手機端、預約屏的(of)會議延時(hour)功能，進行15分鍾或30分鍾、45分鍾、60分鍾的(of)會議延時(hour)。

6. 提前結束：會議提前召開完畢，用(use)戶需使用(use)PC端、手機端、預約屏的(of)提前結束功能，釋放會議室資源給其他(he)用(use)戶預訂。

7. 顯示屏展示：預約屏顯示綠燈，空閑狀态，員工可使用(use)系統進行預約。預約屏顯示黃燈，會議待簽到(arrive)狀态，員工需要(want)進行會議簽到(arrive)。預約屏顯示紅燈，會議進行中狀态，已經被其他(he)員工占用(use)。

二、 Web端預訂會議

1. 登錄Web端

使用(use)浏覽器打開學校門戶網站：http://there.shu.edu.cn（使用(use)統一(one)認證方式登錄）

（1）輸入自己賬号和(and)密碼登錄系統。

（2）登錄成功後，會跳轉進入會議室預約管理系統。

2. 首頁

首頁是(yes)用(use)戶登錄後，進入系統後的(of)第一(one)個(indivual)頁面。首頁展示：會議室日曆，可以(by)查看自己預訂成功和(and)别人(people)邀請自己參加的(of)會議。

點擊查看【常用(use)會】、【我(I)的(of)群組】進入相應的(of)功能模塊。以(by)下功能，會在(exist)下面詳細介紹。

鼠标輕輕點擊「預訂會議室」菜單欄，選擇預訂會議室頁面。

3. 預訂會議界面介紹

通過篩選，選擇會議室所在(exist)區域與會議室類型。

通過時(hour)間軸，選擇預訂會議室的(of)時(hour)間範圍。

不(No)可預訂狀态：隻有指定預訂人(people)才能預訂此會議室。

禁用(use)狀态：維護中，或不(No)開放預訂。

空閑狀态：可接受預訂會議室。

4. 創建會議預訂

紅星：爲(for)必填項，必須填寫。

選擇會議室時(hour)，綠色表示當前預訂時(hour)間，會議室是(yes)空閑無人(people)使用(use)的(of)。紅色表示當前預訂時(hour)間，已經有人(people)占用(use)，需修改預訂時(hour)間重新預訂。

選擇人(people)員的(of)時(hour)候，綠色表示參與人(people)的(of)當前時(hour)間安排空閑，紅色表示忙碌。

會議提醒系統默認是(yes)15分鍾，會議開始前15分鍾會給參與人(people)發送會議簽到(arrive)提醒。

需預訂每周定時(hour)召開的(of)會議時(hour)，可以(by)使用(use)循環預訂。

說明裏面可以(by)填寫會議的(of)内容，選擇不(No)公開會議，可以(by)隐藏會議主題，非與會人(people)員在(exist)日曆上(superior)和(and)顯示屏上(superior)看到(arrive)的(of)會議主題是(yes)“不(No)公開”。

（1）選擇會議參與人(people)

5. 會議室審核

可以(by)查看自己預訂的(of)會議，需由管理員審核，管理員審核通過後，才能預訂成功。

6. 取消或修改會議

會議在(exist)未開始前，用(use)戶可以(by)自行取消或修改會議，取消或修改後會發送信息通知參與人(people)。

7. 确認參加會議

8. 會議簽到(arrive)

9. 會議延時(hour)

10. 提前結束

11. 查看預訂信息

選擇上(superior)方日期切換框，切換查詢自己每個(indivual)月的(of)預訂記錄，可以(by)導出(out)報表。

12. 創建我(I)的(of)群組

群組是(yes)事先定義的(of)聯系人(people)列表，在(exist)預訂會議時(hour)，可通過群組名稱快速加入一(one)批用(use)戶。

三、 手機端預訂會議

1. 登錄手機端

2. 選擇功能頁面介紹

3.預訂會議

3.1.選擇會議預訂時(hour)間

3.2.選擇會議室

3.3.選擇會議參與人(people)

3.4.确認提交預訂

3.5. 查看預訂信息

4. 我(I)的(of)會議

4.1.取消或修改會議

4.2. 确認參加會議

4.3. 會議簽到(arrive)

4.4. 會議延時(hour)

4.5. 提前結束

5. 會議審核

四、 預約屏預訂會議

➢預約屏燈帶

1. 展闆顯示綠燈，空閑狀态。

2. 展闆顯示黃燈，會議待簽到(arrive)狀态。

3. 展闆顯示紅燈，會議進行中狀态。

1. 使用(use)預約屏預約

2. 使用(use)預約屏簽到(arrive)

3. 一(one)鍵延時(hour)

4. 提前結束會議

五、 常見問題

1.如何查找可預訂會議室？

通過企業微信，在(exist)工作(do)台選擇【會議預約】應用(use)或使用(use)Web系統，選擇【預訂會議】功能，通過篩選選擇會議室所在(exist)地(land)區，通過主界面查看空閑會議室進行預訂。

2.爲(for)什麽有的(of)會議室顯示不(No)可預訂？有的(of)會議室顯示禁用(use)？

顯示不(No)可預訂的(of)會議室爲(for)指定權限人(people)或者指定部門預訂，隻有擁有該會議室權限的(of)人(people)員才可以(by)預訂，其他(he)員工如想使用(use)該會議室，可與負責人(people)溝通協調。顯示禁用(use)的(of)會議室爲(for)禁止使用(use)的(of)會議室或者暫未開放使用(use)的(of)會議室。

3.在(exist)選擇會議室門口看闆上(superior)，不(No)同顔色分别代表什麽含義？

黃色時(hour)間段顯示，代表此時(hour)間段已有人(people)預定會議室，但未到(arrive)會議時(hour)間或者未簽到(arrive)。

藍色時(hour)間段顯示，代表此時(hour)間段的(of)會議室已經簽到(arrive)成功。

紅色時(hour)間段顯示，代表此時(hour)間段的(of)會議室雖被預定但未簽到(arrive)成功。

4.會議時(hour)間有變更，如何調整已預訂的(of)會議室時(hour)間？

通過企業微信，在(exist)工作(do)台選擇【會議預約】應用(use)或使用(use)Web系統，選擇【我(I)的(of)會議】功能，篩選會議預訂日期，選擇要(want)修改的(of)預訂信息，修改完成後提交。

5.如何取消已預訂的(of)會議室？

通過企業微信，在(exist)工作(do)台選擇【會議預約】應用(use)或使用(use)Web系統，選擇【我(I)的(of)會議】功能,選擇要(want)取消的(of)會議室，點擊取消會議按鈕進行操作(do)。

6.我(I)預訂了(Got it)很多會議室，如何查看我(I)預訂的(of)會議室信息？

通過企業微信，在(exist)工作(do)台選擇【會議預約】應用(use)或使用(use)Web系統，選擇【我(I)的(of)會議】功能，可在(exist)此處查看我(I)預訂的(of)會議與我(I)要(want)參加的(of)會議。

7.如何接收預訂會議室成功信息與會議開始前消息提醒？

請确保開通企業微信的(of)消息提醒功能與個(indivual)人(people)手機的(of)消息提醒功能，【會議預約】系統消息會通過應用(use)發送消息提醒。

8.會議開始前，哪些人(people)可以(by)進行掃碼簽到(arrive)？

預訂會議室的(of)預訂人(people)和(and)參與人(people)都可以(by)進行掃碼簽到(arrive)。

9.會議開始了(Got it)，我(I)沒有簽到(arrive)怎麽處理，可以(by)補簽嗎？

會議時(hour)間開始前15分鍾和(and)後15分鍾，預訂人(people)和(and)參與人(people)都可以(by)進行掃碼簽到(arrive)，如果超過會議開始時(hour)間15分鍾沒有進行簽到(arrive)，會議室會被取消，接受其他(he)人(people)員預訂

10.會上(superior)突然針對某一(one)個(indivual)會議議程讨論的(of)時(hour)間比較長超出(out)了(Got it)預約的(of)會議時(hour)長，我(I)能不(No)能延時(hour)會議？

可以(by)系統進行延時(hour)會議操作(do)，前提是(yes)下一(one)時(hour)間段的(of)會議沒有其他(he)預訂信息。

11.會議室預訂人(people)或參與人(people)如何進行會議簽到(arrive)？

打開企業微信點擊右上(superior)角的(of)“+”，選擇掃一(one)掃功能，掃描會議室門口的(of)二維碼進行掃碼簽到(arrive)。

序号

學号

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使用(use)房間

歸還時(hour)間